ทีเส็บจับมือกูรูด้านไมซ์เปิดมุมมองการจัดงานไฮบริดอย่างไรให้ปัง

ทีเส็บร่วมกับกูรูด้านการจัดงานอีเวนต์สะท้อนมุมมองผ่านเวทีเสวนาออนไลน์ “Do’s and Don’ts จัดงานไฮบริดอย่างไรให้ปัง” ชี้เทรนด์การจัดงานอีเวนต์ยุควิถีใหม่ เริ่มจากการปรับเปลี่ยนความคิด เน้นสูตร 2HY หรือ Hygiene & Hybrid ที่ต้องมาควบคู่กับความคิดสร้างสรรค์เพื่อดึงความสนใจของผู้บริโภคยุคปัจจุบันที่มีพฤติกรรมเปลี่ยนไป การใช้เทคโนโลยีมาช่วยขยายฐานกลุ่มเป้าหมาย สร้างรายได้เพิ่ม และต้องเป็นการจัดงานอย่างยั่งยืน รักษ์โลก

นายจิรุตถ์ อิศรางกูร ณ อยุธยา ผู้อำนวยการสำนักงานส่งเสริมการจัดประชุมและนิทรรศการ (องค์การมหาชน) หรือ ทีเส็บ กล่าวเปิดงานเสวนาออนไลน์ “Do’s and Don’ts จัดงานไฮบริดอย่างไรให้ปัง” จากสถานการณ์โควิด 19 ที่ส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมของผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงไป การจัดงานต้องคำนึงถึงเรื่องสุขอนามัยและการเว้นระยะห่าง ส่งผลให้แพลตฟอร์มการจัดงานของธุรกิจไมซ์ปรับเปลี่ยนเป็น “การจัดงานแบบไฮบริด” ที่มีการนำเทคโนโลยี นวัตกรรม และบิ๊กดาต้ามาขับเคลื่อนธุรกิจ ผสมผสานการจัดงานระหว่างออนไลน์และออฟไลน์

“การจัดงานไฮบริด จะเป็นการจัดงานในอนาคตที่นำเอาเทคโนโลยีมาต่อยอดโอกาสทางธุรกิจและสร้างการรับรู้ให้เพิ่มขึ้น และเมื่อเพิ่มช่องทางการติดต่อ B2B แบบเรียลไทม์  ยิ่งสามารถขยายขีดจำกัดทางการตลาดได้มากขึ้น เราต้องเร่งพัฒนาโซลูชั่นตามเทรนด์โลก ทั้งการใช้เทคโนโลยี และนวัตกรรมผนวกเข้ากับแนวทางการจัดงานอย่างปลอดภัย และยั่งยืน รวมไปถึงการใช้แนวทาง BCG (Bio-Circular-Green Economy) ซึ่งธุรกิจไมซ์ไทยได้รับคำชื่นชมจากนานาชาติว่าเป็นประเทศที่มีวิสัยทัศน์ชัดเจนในการนำแนวทาง 2HY ที่ผสมผสานระหว่าง Hygiene และ Hybrid มาใช้ในการจัดงานเป็นประเทศแรก ๆ ของโลก

เทรนด์โลกให้ความสำคัญกับประเด็นสิ่งแวดล้อมมากขึ้น ทำให้ผู้จัดงานหันมาสนใจการพัฒนาอย่างยั่งยืน หรือ Sustainability ซึ่งทีเส็บได้ให้องค์ความรู้ในเรื่องนี้แก่ผู้ประกอบการไมซ์ไทยมาตลอดทศวรรษที่ผ่านมา ทั้งยังได้พัฒนาเครื่องมือและมาตรฐานต่าง ๆ เช่น การคิดคำนวณคาร์บอนฟุตพรินท์ในการจัดงาน แนวปฏิบัติด้านสุขอนามัยในการจัดงาน รวมถึงมาตรฐานสถานที่จัดงานประเทศไทยและอาเซียน เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้จัดงานและองค์กรต่าง ๆ ได้นำไปใช้ มีส่วนร่วมรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมและการจัดงานอย่างยั่งยืน เทรนด์เหล่านี้จะช่วยให้ผู้ประกอบการไมซ์เข้าใจความต้องการกลุ่มเป้าหมาย และกำหนดทิศทางการทำงาน ที่จะช่วยฟื้นฟูอุตสาหกรรมไมซ์ไทยให้กลับมาดำเนินธุรกิจได้อย่างเข้มแข็งและยั่งยืนต่อไป”

นายเสริมคุณ คุณาวงศ์ ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท ซีเอ็มโอ จำกัด (มหาชน) กล่าวว่า การจัดอีเวนต์อยู่คู่กับมนุษยชาติมาอย่างยาวนาน และจะไม่มีวันหายไปตราบใดที่มนุษย์ยังเป็นสัตว์สังคม การจัดงานอีเวนต์ในมาตรฐานใหม่จะต้องมาพร้อมกับความรับผิดชอบของผู้จัดงานที่มากขึ้น มีความระมัดระวังทุกทางในด้านสาธารณสุข ขณะเดียวกันบทเรียนจากช่วงโควิด 19 ได้สอนให้ผู้จัดงานเรียนรู้การจัดงานไฮบริดที่ผสมผสานระหว่างออนไลน์กับออฟไลน์ ซึ่งในอนาคตจะต้องทำควบคู่กันไป และเทคโนโลยีออนไลน์อันหลากหลายจะนำไปสู่การขยายกลุ่มเป้าหมายที่หลากหลายขึ้น นั่นหมายถึงรายได้ที่มากขึ้นของผู้ประกอบการด้วย เช่น การจัดอีเวนต์คอนเสิร์ตขนาดกลางที่มีคนมาร่วมงานจริง 2,000 คน และออนไลน์อีก 20,000 คน ในอนาคตอาจจะเป็นรูปแบบที่ได้รับความนิยม

ปัจจุบันงานเทรดแฟร์ เป็นอึกหนึ่งความท้าทายของการจัดอีเวนต์ เพราะเป็นงานที่ได้ผ่านจุดที่ได้รับความนิยมสูงสุดมาระยะหนึ่งแล้ว การจัดงานในรูปแบบออนไลน์ Virtual Fair สามารถทำได้ทั้งการจัดประชุมสัมมนา ค้าขาย จับคู่เจรจาธุรกิจ และทำเวิร์กชอป ซึ่งได้ก้าวข้ามขีดจำกัดของการจัดงานในรูปแบบเดิมไปแล้ว โดยเฉพาะการจับคู่เจรจาธุรกิจ ในอดีตงานแฟร์ใหญ่ ๆ อาจจะมีการจับคู่เจรจาธุรกิจได้ 200-300 นัดหมาย แต่พอเป็น Virtual อาจจะสามารถทำได้มากถึง 5,000 นัดหมาย ซึ่งไม่สามารถทำได้ในการจัดงานแบบปกติ การจัดงานออนไลน์จึงมาช่วยสร้างการรับรู้ ขยายโอกาสและฐานลูกค้าได้อีกมาก

นายกฤษณ์ธน ยี่สุ่น ผู้อำนวยการแผนกสร้างสรรค์ บริษัท ปิโก (ไทยแลนด์) จำกัด (มหาชน) กล่าวว่า เมื่อพูดถึงการจัดงานไฮบริด ทุกคนจะถามว่าทำอย่างไร ลูกค้าส่วนใหญ่จะคาดหวังว่างานจะต้องมี Wow Factor หรือสิ่งที่ทำให้คนพูดถึงต่อ ๆ กันไป อย่างไรก็ตาม ผู้จัดจะต้องตั้งต้นด้วยคำถามว่า ทำไมจึงต้องจัดงาน เช่น วัตถุประสงค์เพื่อเปิดตัวสินค้าหรือการประชุมประจำปี ซึ่งไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นอย่างไร งานจะต้องถูกขับเคลื่อนออกไป การเริ่มต้นด้วยคำถามว่า “ทำไม” จะทำให้เข้าใจเป้าประสงค์ที่อยู่ในใจของลูกค้า

คำถามต่อไปคือ คุยกับ “ใคร” เพราะสิ่งที่ Hybrid ต่างจาก Virtual คือ งานไฮบริดจะมีคนมาร่วมงานจริงส่วนหนึ่ง ขณะที่ Virtual ทุกคนอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ กุญแจสำคัญอยู่ที่ทำอย่างไรจะสร้างชุดประสบการณ์ให้เสมือนว่าผู้ชมทุกคนมาอยู่ที่งานด้วยกัน ปัจจัยต่อมาที่ต้องพิจารณา คือ ใครเป็นผู้ดำเนินรายการที่สามารถดึงผู้ชม รวมถึงกิจกรรมที่สร้างการมีส่วนร่วมของผู้ชม แม้ว่าปัจจุบันจะมีเทคโนโลยีมากมายที่ช่วยให้งานน่าสนใจ แต่เราไม่สามารถรู้ฟีดแบคผู้เข้าร่วมงานได้เหมือนการจัดงานปกติที่สังเกตุได้จาก Eye Contact ซึ่งนับเป็นสิ่งที่ท้าทายในการสร้างประสบการณ์ผ่านออนไลน์ จากนั้นจึงมาคิดว่าจะจัดงาน “อย่างไร” ใช้แพลตฟอร์มอะไร เช่น Zoom, Facebook Live ฯลฯ และควรจะจัด “เมื่อไหร่” ถ้าเป็นการออนไลน์ทั่วโลก ควรจะต้องคำนึงถึงช่วงเวลาไหนที่ผู้ชมพร้อมจะเข้า Live ร่วมงานได้ ซึ่งสิ่งสำคัญที่สุดของห่วงโซ่แนวคิด Why Who How When นี้คือ การเอาใจเขามาใส่ใจเรา (Empathy) ลองมองจากมุมของผู้ร่วมงานว่าต้องการจะเห็นอะไร และทุกเครื่องมือของการจัดงานไฮบริดจะต้องตอบโจทย์พฤติกรรมผู้บริโภคที่เปลี่ยนไปหลังโควิด ซึ่งเป็นสิ่งที่ท้าทายผู้จัดงานอย่างมากอยู่ในขณะนี้

นายจอห์น รัตนเวโรจน์ ผู้อำนวยการบริหารการผลิต บริษัท สแพลช อินเตอร์แอ็คทีฟ จำกัด / ประธานสมาคมเครือข่าย เพื่อการเรียนรู้เท่าทัน ดิจิทัลเทคโนโลยี กล่าวถึงการพัฒนานวัตกรรมใหม่ ๆ ว่าจะต้องคิดถึงเนื้อหาก่อน พร้อมกับยกตัวอย่าง หูฟังที่มีความสามารถพิเศษในการรับฟัง นวัตกรรมเพื่อสิ่งแวดล้อมที่ไม่ก่อให้เกิดมลพิษทางเสียง ของโครงการ Sounds of Earth (SOE) ที่ทางบริษัทพัฒนาขึ้น เพื่อตอบโจทย์การจัดงานที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ซึ่งเอื้อต่อผู้จัดงานที่ต้องการจัดกิจกรรม เช่น คอนเสิร์ตเล็กๆ ในพื้นที่อาคารโรงแรม หรือ บริเวณชายหาด โดยไม่ก่อให้เกิดเสียงรบกวนผู้อื่น และยังสามารถดูแลจัดการระยะห่างทางสังคมในการร่วมกิจกรรมได้อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม จากประสบการณ์ตรงที่ทางทีเส็บจัดงานในทุกรูปแบบและได้เรียนรู้ “เทคนิคการจัดงานไฮบริด” คือ การนำเทคโนโลยีออนไลน์มาต่อยอดธุรกิจไมซ์ และสิ่งแรกที่ผู้ประกอบการจะต้องปรับเปลี่ยน คือ ทัศนคติที่พร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่ (Growth Mindset) ยอมรับการเปลี่ยนแปลง ปรับตัวเพื่อมุ่งไปข้างหน้า ด้วยแนวทาง 2HY ผสานกับ 6C ได้แก่ Customer รู้ความต้องการของผู้เข้าร่วมงาน จึงเป็นจุดเริ่มต้นของความสำเร็จ Creativity ความคิดสร้างสรรค์ เป็นสิ่งที่จะสร้างความจดจำ ประทับใจ ให้กับผู้เข้าร่วมงาน Content เนื้อหาที่ตอบโจทย์ผู้ร่วมงานนำไปใช้และมีส่วนร่วมได้ง่าย Collaboration การดำเนินงานกับพันธมิตร เพื่อให้งานน่าสนใจจากมุมมองที่หลากหลาย Communication การสื่อสารประชาสัมพันธ์ในรูปแบบที่หลากหลายครบทุกช่องทาง และ Crisis Management การบริหารจัดการโครงการ และแผนการรับมืออย่างเป็นขั้นตอนเพื่อให้พ้นวิกฤติต่าง ๆ